Un aspecto que debe comprobarse invariablemente durante la realización de auditorías es
que no existan transferencias directas del almacén de productos al área de insumos y, que
en caso de que éstas existan, deben estar debidamente autorizadas por el área
correspondiente de la Sucursal.
El complejo sirve de intermediario para los insumos, lo que en un primer nivel de lectura
puede parecer una ineficiencia en el sistema, pero debe señalarse que los certificados de
propiedad, vales de ventas y otros artículos considerados como insumos, deben ser
sometidos a control y éste se ejecuta a través del Complejo, contabilizándose como gasto.
No obstante, en unidades de grandes dimensiones se ha entendido factible llevar el control
de los insumos por un sistema independiente.
Se aprecia que está permitida la recepción de productos directamente en las áreas de piso,
para el caso de productos frescos en entidades que no disponen de capacidad de almacenaje
y en el caso de los puntos de venta adscritos como áreas de piso pertenecientes a unidades
mayores.
III.2 Diagrama de flujo de documentos
El diagrama mostrado en la figura 1 se corresponde con el control administrativo, ya que recoge
los movimientos de productos e insumos autorizados, pero requiere de un diagrama
complementario, que recoja la participación de la contabilidad, el cual se muestra en la figura 2,
donde se evidencia que las regulaciones establecidas garantizan la división de funciones que
debe existir entre las labores de operación, custodia y registro, en cuyo caso el área de
contabilidad no debe tener funciones operativas o de custodia sino que debe registrar los datos y
presentar los informes que reflejen el resultado de las operaciones. Nótese que ésta es una
forma de verificar el cumplimiento del Principio de Control Interno de División del Trabajo donde
una misma transacción debe pasar por diversas manos, independientes entre sí.
III.3 Árbol de decisión de operaciones de caja
El control del efectivo tiene máxima prioridad en toda entidad, por tanto las regulaciones sobre
las operaciones que realiza el cajero de línea y su relación con el área de Contabilidad o la Caja
Central en las entidades que por su volumen de operaciones disponga de la misma, requiere de
un elevado nivel de detalle.
En consideración a esta situación, en el diagrama mostrado en la figura 3 se detallan las posibles
decisiones que debe adoptar el cajero para darle curso a la operación ya sea con efectivo o
tarjetas de pago (débito-crédito), donde se aprecia:
-
El pago para materializar la venta puede efectuarse mediante dos vías: tarjetas de pago y
efectivo, tanto de forma individual como combinada.
-
Cuando la operación se realiza con tarjetas magnéticas, debe verificarse si éstas se
encuentran en la lista negra, en cuyo caso deben retenerse y entregarse al área de
contabilidad.
IV. Conclusiones
Como se evidencia en este trabajo, es ventajoso que en el desarrollo de los Manuales de Normas
y Procedimientos de las entidades se incluyan los correspondientes diagramas de referencia
(patrones) de las diferentes operaciones, ya que facilita su compresión por parte del personal
encargado de ejecutar las operaciones y las evaluaciones asociadas a los procesos de renovación
empresarial, al mismo tiempo que facilita la verificación de la correspondencia de éstas con la
práctica en las entidades durante las auditorías, en cuyo caso se determina con cierta certeza si
algún fallo del Sistema de Control Interno puede facilitar la ocurrencia de errores o
irregularidades, que no se descubrirían o demoraría su detección por el aparato administrativo
de la empresa.
V. Bibliografía
1.
Manual de Auditoría elaborado por la Dirección General de Auditoría de la Corporación
CIMEX.
2.
Manual de Contraloría, Corporación CIMEX S.A.
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