1.8.6.1
Identificar todas las necesidades que requieren de procedimientos y/o
instrucciones de trabajo;
1.8.6.2
Dividirlas en secciones manejables;
1.8.6.3
Obtener los documentos que ya están disponibles en planta sin aceptarlos
como válidos;
1.8.6.4
Iniciar delineando los puntos más importantes;
1.8.6.5
Identificar el objeto, el resultado esperado y la forma de medir si el
documento satisface los propósitos;
1.8.6.6
Nunca se debe asumir que el lector del documento conoce de lo que se
trata de manifestar a través del documento;
1.8.6.7
Utilizar oraciones sencillas y palabras fáciles de entender;
1.8.6.8
Escribir lo que se piensa;
1.8.6.9
Dar ejemplos en los anexos para facilitar la comprensión al lector;
1.8.6.10
Evitar el uso de adverbios como "muy", "satisfactorio", "extremadamente" ya
que estos términos son relativos;
1.8.6.11
Evitar el uso repetitivo de las mismas palabras;
1.8.6.12
Poner atención a los detalles;
1.8.6.13
Limitar los párrafos a un objetivo solamente;
1.8.6.14
Evitar las ambigüedades;
1.8.6.15
Evitar los modismos;
1.8.6.16
Evitar usar demasiadas abreviaturas, de tal forma que se dificulte la lectura
del documento;
1.8.6.17
Utilizar títulos y encabezados cortos;
1.8.6.18
Dejar que alguien lea lo que se ha escrito y siga las instrucciones a manera
de ensayo.
1.8.7
Registros
Los registros de la calidad, son datos relativos a la calidad que surgen,
por ejemplo, de los resultados de distintas inspecciones y ensayos: revisión
y emisión del diseño, revisión y emisión de planos, inspecciones y ensayos
de aceptación del subcontratista, inspección y ensayos de recepción,
ensayos de en proceso, ensayos finales, ensayos de puesta en marcha y
verificación práctica durante el servicio. Los registros de calidad pueden
ser:
1.8.7.1
Registros de revisión por la dirección;
1.8.7.2
Registros de revisión del contrato;
1.8.7.3
Registros de revisión del diseño;
1.8.7.4
Registros de revisión de verificación del diseño;
1.8.7.5
Registros de revisión de los subcontratistas;
1.8.7.6
Registros de los productos suministrados por los clientes, no aptos para su
uso;
1.8.7.7
Registros de la identificación de los productos;
1.8.7.8
Registros de la capacidad de los procesos;
1.8.7.9
Registros de la aptitud de los equipos;
1.8.7.10
Registros de la calificación del personal;
1.8.7.11
Registros de inspección y ensayo;
1.8.7.12
Registros de la calibración del equipo;
1.8.7.13
Registros de no conformidades;
1.8.7.14
Registros de investigación de no conformidades;
1.8.7.15
Registros de acciones correctivas y preventivas tomadas;
1.8.7.16
Registros de productor reprocesados y reparados;
1.8.7.17
Registros de la calidad de subcontratistas;
1.8.7.18
Registros de las auditorias internas y externas;
1.8.7.19
Registros de capacitaciones;
1.8.7.20
Registros de quejas y reclamos de los clientes;
1.8.7.21
Registros de no conformidades encontradas durante el servicio posventa y
las acciones correctivas tomadas;
1.8.7.22
Registros de las técnicas estadísticas utilizadas;
1.8.7.23
Implantación.
Una de las mejores maneras de comenzar la implantación ISO 9001,
9002 o 9003 consiste en comenzar siguiendo los párrafos 1.1 Política de
Calidad, 13 Control de productos no conformes y 14 Acción preventiva y
correctiva. En necesario tener en cuenta que se debe hacer de forma
simultánea y no enfocarlos en forma modular ya que es uno de los errores
más comunes.
El proceso de implantación no debería, bajo una guía adecuada,
tomar más de seis a ocho meses. Sin embargo no es probable que esto
ocurra, pues es fácil que las empresas se distraigan con las actividades y
tareas cotidianas que supone la administración de una empresa y no parece
concentrarse en los esfuerzos de implantar ISO 9000. Además del cambio
de cultura en los empleados que implica trabajar constantemente buscando
la mejora continua de los procesos y además documentarlos.
Además el trabajo del auditor interno perdura hasta esta etapa pues
su trabajo consiste en realizar Auditorias Internas de la Calidad, las cuales
se consideran auto exámenes sistemáticos de cumplimiento de los
procedimientos y su interrelación adecuada de unos con otros para alcanzar
los objetivos.
Es aconsejable proceder luego con una pre-auditoria de certificación,
la que se considera una simulación de Auditoria de Certificación con el fin
de medir el grado de implantación del sistema y de generar confianza entre
el personal al verse sometidos a este proceso. El producto de este
simulacro es detectar no conformidades menores y generar correcciones
necesarias en los métodos y procedimientos.
Luego de este proceso, la organización asesora puede anunciar que
el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la empresa se encuentra
"Apto para ser Recomendado ante el Organismo Acreditador para ser
certificado bajo la Norma ISO 9000, 9002 o 9003" según sea el caso.
Luego se realiza la Auditoria de Certificación ante el Organismo
Acreditador y la certificación es otorgada. En caso que ésta fuera denegada,
la empresa tendrá un período prudencial para corregir las no conformidades
detectadas e intentarlo nuevamente.
1.8.8
Consecución De La Certificación
El período de validez de la certificación es de tres años durante los
cuales es necesario llevar a cabo auditorias de seguimiento, estas son
obligatorias y deben ser ejecutadas por lo menos cada seis meses en los
que se evalúan las mejoras que se le hacen al sistema pues la
característica dinámica del nuevo Sistema de Aseguramiento de la Calidad
implantado es lo que garantiza la efectividad de lograr modificar la
operatividad de las actividad con el objetivo de cumplir con los nuevos
requerimientos de los clientes.
Un nuevo proceso similar a la certificación se efectúa para lograr
renovar la certificación de la empresa en ISO 9000. Para la mayoría de las
empresas pequeñas, con hasta cincuenta empleados, el costo de registro
de tres años, incluyendo dos auditorias anuales de consecución, no debe
costar, en promedio, más de US$8,000 a US$12,000, más viáticos y gastos
de estadía para los auditores, aproximadamente US$3,000 a US$4,000 al
año. Pero por otro lado, al lograr justificar estos gastos, un sistema de
calidad efectivo hará que el producto o servicio sea mejor ante los ojos del
cliente, en cualquier mercado los compradores se muestran dispuestos a
pagar más por algo que es mejor, porque tiene más valor.
La certificación ISO 9000 y la implantación exitosa del sistema de calidad
pueden ofrecer la posibilidad de aumentar los precios, cualquier incremento
en el precio se carga en las utilidades y se puede aplicar contra los costos
del establecimiento y operación de la certificación ISO 9000.
Los costos mencionados anteriormente pueden llegar a parecer
exorbitantes para empresas que no poseen de primera mano los recursos
necesarios para llegar a obtener una certificación de este tipo, pero en
algunos casos la certificación es posible si se cuenta con una serie de
componentes a favor del sector a la cual esta empresa pertenece como por
ejemplo la legislación del país, programas de apoyo al sector productivo o
de servicios, colaboración de organismos gremiales, colaboración
gubernamental, colaboraciones internacionales, entre otras.
En la siguiente sección se tratará el caso de la certificación de las
empresas que no pertenecen a grandes corporaciones o que no logran
desarrollar un programa de certificación exitoso sin que la requisición de
recursos económicos no represente un obstáculo significativo.
1.9
Certificación para la pequeña y mediana empresa
En este punto es necesario considerar que la pequeña y mediana
empresa no cuenta con un gerente de calidad a tiempo completo, más bien
el gerente general se desempaña en varias actividades dentro de la
administración de la empresa y el resto de sus colaboradores lo hacen
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