Esta etapa es la última del ciclo del PPMP y la inicial del siguiente ya que
abre un nuevo ciclo de mejora continua.
2.5
La mejora según la norma ISO 9004-4
La ISO en su norma 8402 referente a términos y definiciones
establece la mejora como: “Las acciones emprendida en toda la
organización para aumentar la eficiencia de las actividades y los procesos
con el fin de aportar ventajas adicionales tanto a la organización como a sus
clientes “
2.5.1
Participación de toda la organización.
Cuando una organización está adecuadamente motivada y dirigida
hacia el mejoramiento de la calidad, un número de proyectos y actividades
para el mejoramiento de la calidad de variada complejidad serán realizados
e implementados continuamente por todos sus miembros y niveles de la
organización. Estos proyectos y actividades se convertirán en parte normal
del trabajo de cada cual y variarán desde lo que necesitan equipos
funcionales o de dirección hasta los seleccionados e implementados por
miembros individuales o equipos.
Un proyecto o una actividad para el mejoramiento de la calidad
comienzan generalmente con el reconocimiento de una oportunidad de
mejoramiento. Este reconocimiento puede estar basado en las mediciones
de las pérdidas relativas a la calidad y/o en comparaciones competitivas
(puntos de referencias) contra organizaciones reconocidas como líderes en
un campo particular. Una vez que se haya definido, el proyecto o la
actividad para el mejoramiento de la calidad atravesarán una serie de pasos
y completará con la implementación de acciones preventivas o correctivas
adoptadas en el proceso con el fin de alcanzar y mantener el nuevo y
mejorado nivel de funcionamiento. A medida que se completan los
proyectos o las actividades para el mejoramiento de la calidad, se
seleccionan e implementan otros proyectos nuevos.
2.5.2
Inicio de los proyectos o las actividades para el
Mejoramiento de la calidad.
Todos los miembros de las organizaciones participan en el inicio de
proyectos o actividades para el mejoramiento de la calidad. Deberán ser
claramente definidos y demostrados la necesidad, el alcance y la
importancia de los proyectos o actividades para el mejoramiento de la
calidad. La definición debe incluir la retroalimentación y la historia
pertinente, las pérdidas asociadas a la calidad y su estado actual,
expresados en términos numéricos específicos, si es posible. Se deberá
designar a una persona o a un equipo, sin exceptuar al jefe mismo, para
emprender el proyecto o la actividad. Es necesario establecer un programa
de acción y destinar los recursos necesarios a la actividad. Se dispondrá la
revisión periódica del alcance, el programa, la asignación de recursos y los
progresos.
2.5.3
Investigación de posibles causas.
El propósito de este paso es aumentar la compresión de la
naturaleza del proceso que se va a mejorar, mediante la recopilación,
validación y análisis de los datos. La toma de datos siempre deberá
realizarse según un plan cuidadosamente elaborado. Es importante realizar
la investigación de posibles causas con la mayor objetividad posible y sin
especulación acerca de cuáles podrían ser las causas o las acciones
preventivas o correctivas. Las decisiones estarán basadas solo en los
Hechos.
2.5.4
Establecimiento de relaciones de causa y efecto
Se analizaran los datos para comprender la naturaleza del proceso
que se va a mejorar y para formular la posible relación causa - efecto. Es
fundamental diferenciar las coincidencias y las relaciones causa efecto.
Las relaciones que parecen tener una alto grado de consistencia con los
datos, necesitan ser ensayadas y confirmadas sobre la base de nuevos
datos recopilados de acuerdo con un plan cuidadosamente elaborado.
2.5.5
Adopción de acciones preventivas o correctivas.
Una vez establecidas las relaciones causa - efecto, deben
desarrollarse y evaluarse propuestas alternativas de acciones preventivas o
correctivas para el examen de las causas. Los miembros de la organización
que participan en la implementaron de dichas acciones deben examinar las
ventajas y desventajas de cada propuesta. La implementación exitosa
depende de la cooperación de todos los implicados.
Se logra el mejoramiento de la calidad mediante la adopción de
acciones preventivas o correctivas en el proceso para producir salidas más
satisfactorias y/o reducir la frecuencia de salidas insatisfactorias. Si se
confía solamente en la corrección de las salidas del proceso por medio de
las reparaciones, las reelaboraciones o las clasificaciones, se dará un
carácter perpetuo a las pérdidas relativas a la calidad.
2.5.6
Confirmación del mejoramiento.
Después de la implementación de acciones preventivas o correctivas,
deben recopilarse y analizarse los datos apropiados para confirmar que un
mejoramiento ha tenido lugar. Estos datos confirmatorios deben recopilarse
sobre la misma base que los datos tomados para investigar y establecer las
relaciones causa - efecto. También es necesario investigar los efectos
secundarios, deseables o no, que hayan podido ser introducidos.
2.5.7
Mantener las ganancias.
Después de la confirmación del mejoramiento de la calidad, es necesario
mantenerlo. Esto implica normalmente un cambio de las especificaciones
y/o los procedimientos y las prácticas operativas o administrativos, la
educación y el entrenamiento necesario y la seguridad de que los cambios
en cuestión se hayan convertido en parte integral del contenido de trabajo
de toda persona participante. Luego es necesario un control del proceso
mejorado en su nuevo nivel de funcionamiento.
2.5.8
Continuar el mejoramiento.
Si se obtiene el mejoramiento deseado, se debe seleccionar e implementar
nuevos proyectos de actividades para el mejoramiento de la calidad.
Teniendo en cuenta que siempre es posible lograr mejoras adicionales,
puede repetirse un proyecto o una actividad de mejoramiento de la calidad,
sobre la base de nuevos objetivos. Se recomienda el establecimiento de
prioridades y la asignación de límites de tiempo para cada proyecto o
actividad de mejoramiento de la calidad, sin que esto represente limitantes
para la efectividad de las actividades de mejoramiento de la calidad.
2.6
Metodología de mejora propuesta por la CAF
Un equipo de especialistas de FIM-Productividad (una institución que
en Venezuela desarrolla el programa de productividad y calidad auspiciado
por la Corporación Andina de Fomento ( CAF ) protagonizado por Luis
Gómez Bravo, Ingeniero Industrial y Master en Investigación de
Operaciones platean una metodología para el mejoramiento continuo de la
calidad y la productividad; compuesta por 7 pasos:
2.6.1
Paso 1. Selección de los problemas (oportunidades de mejora)
Este paso tiene como objetivo la identificación de los problemas de
calidad y productividad del departamento o unidad bajo análisis.
2.6.2
Paso 2. Cuantificación
El objetivo de este paso es precisar la definición del problema, su
cuantificación y la posible subdivisión en subproblemas o causas síntomas.
2.6.3
Paso 3. Análisis de las causas
En el se debe identificar y verificar las causas raíces específicas del
problema en cuestión, aquellas cuyas eliminación garantizará la no renuncia
del mismo. Por supuesto, la especificación de las causas raíces dependerá
de lo bien que halla sido realizado el paso anterior. Nuevamente en este
paso se impone la necesidad de hacer medibles el impacto o influencia de
la causa a través de indicadores que den cuenta de la misma, de manera de
ir extrayendo la causa más significativa y poder analizar cuánto del
problema será superado al erradicar la misma.
2.6.4
Paso 4. Establecimiento del nivel de desempeño exigido
(Metas de mejoramiento)
Aquí se debe establecer el nivel de desempeño exigido al sistema o
unidad y las metas a alcanzar sucesivamente.
2.6.5
Paso 5. Diseño y programación de soluciones
El objetivo de este paso es identificar y programar las soluciones que
incidirán significativamente en la eliminación de las causas raíces.
2.6.6
Paso 6. Implantación
Los objetivos de este paso son: Probar la efectividad de las soluciones
y hacer los ajustes necesarios para llegar a una definitiva. Asegurarse que
las soluciones sean asimiladas e implementadas adecuadamente para la
organización en el trabajo diario.
2.6.7
Paso 7. Establecimiento de acciones de mejora
El objetivo de este paso es asegurar el mantenimiento del nuevo
nivel de desempeño alcanzado. Es este paso fundamental, al cual pocas
veces se presta la debida atención. De él dependerá la estabilidad en los
resultados y la acumulación de aprendizaje para profundizar el proceso.
2.7
Programa de Mejora de Juran
Joseph M. Juran: nació en 1904 Rumania y se fue a USA en 1912.
Graduado en Ingeniaría y Leyes, ascendió hasta ocupar los puestos de
gerente de calidad en la Western Electric Company, funcionario del
gobierno y profesor de ingeniería en ciudad de New York antes de iniciarse
en la carrera de consultor en 1950. Juran es considerado como uno de los
gestores de la Revolución de la Calidad en Japón, donde desde 1954 dicto
conferencias y asesoro conferencias. No obstante, Juran cree que los
Portal para Investigadores y Profesionales
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Mister Wong