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Kaizen - Sistema de Costos Kaizen



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SISTEMA DE COSTOS KAIZEN
Autor: Lefcovich, Mauricio
Consultor en Administración de Operaciones y Estrategias de Negocios
Especialista en Kaizen, Seis Sigma, JIT, Calidad, Productividad y Reducción de Costos
Indice
1.
Introducción
2.
Sistemas de Costos Kaizen
3.
Reduciendo el número de fallos o errores
4.
Incrementando la productividad
5.
Reducción de inventarios
6.
Acortando la línea de producción
7.
Reducción del tiempo ocioso de la maquinaria
8.
Reducción del espacio
9.
Reducción del tiempo total del ciclo
10.
El papel del gemba en la reducción de costos generales
11.
El mejoramiento de la calidad y la reducción de costos son compatibles
12.
Gestión de costes
13.
Precondiciones para la Gestión de Costes
14.
Coste Objetivo
15.
Análisis Funcional
16.
Tablas de Costes
17.
Control y Reducción de Costos mediante el Control Estadístico de Procesos
18.
Costes de Calidad
19.
Curva de Aprendizaje / Experiencia
20.
Conclusiones
21.
Anexo
22.
Bibliografía
1. Introducción
En el actual desarrollo de las técnicas y sistemas de costos se persiguen tres importantes
objetivos, la medición de los costos, la más correcta y precisa asignación de costos por
actividad, proceso, producto y servicio, y la manera de reducir los costos.
En cuanto a la medición de los costos, su objetivo es el control en la evolución absoluta y
relativa de los mismos. En lo relativo a la asignación de los mismos a las actividades,
procesos, productos y servicios, la meta es conocer la contribución que cada actividad o
producto aporta a las utilidades de la empresa.
Pero en el actual estado de situación en unas economías cada día más competitivas a los
empresarios no sólo les interesa medir, controlar y asignar eficaz y eficientemente los
costos, sino que pasa a tener una importancia fundamental la reducción de los mismos.
Dado un determinado nivel de precios en el mercado, lograr la mayor utilidad implica fijar
un costo como objetivo, para lo cual es necesario hacer uso de diversas herramientas,
instrumentos y metodologías a los efectos de una mejor medición, control, seguimiento,
análisis, planificación, asignación y reducción de costos.
En gran parte las empresas occidentales, y en mucha mayor medida las latinoamericanas
continúan aplicando métodos y sistemas de costos que no responden ni a las actuales
tecnologías productivas, ni a las nuevas estrategias de negocios, como tampoco así a las
nuevas realidades del mercado, ni a las actuales filosofías en materia de management.
El sistema de costos moderno debe contemplar una visión sistémica de la empresa,
concentrándose en los procesos, participando activamente en la planificación comercial,
productiva y financiera, y poniendo un especial énfasis en las estadísticas aplicadas.
El moderno gestor de costos necesita saber de estrategias, competitividad, administración
de operaciones, ingeniería industrial, calidad, productividad, estadísticas, sistemas de
información, herramientas de gestión, finanzas corporativas, investigación de operaciones,
administración de ventas, marketing y pensamiento sistémico.
Los que crean que hoy puede administrarse los costos de una empresa sólo con
conocimientos contables y financieros, desconociendo la importancia crucial de las
estadísticas, la calidad, la productividad, y los procesos productivos y de comercialización,
está relegando a la empresa a cada vez menores opciones estratégicas, reduciendo su
capacidad de análisis y decisión.
En una economía globalizada y competitiva, se requiere de profundidad en el pensamiento
estratégico y capacidad de mejorar continuamente los estándares en los procesos de la
empresa. Hacer factible esa mejora continua requiere de un sistema que de manera
armónica permita a la empresa aumentar sus niveles de calidad, reducir los costos,
aumentar la productividad, reducir los tiempos de entrega y aumentar la flexibilidad de su
capacidad productiva.
El sistema de mejora continua que mejor responde a estas imperiosas necesidades
corporativas es el Kaizen. Kaizen es una palabra japonesa que significa “mejora continua,
gradual y ordenada”. Adoptar el Kaizen es asumir una cultura de mejora continua
sostenida, que se centra en la eliminación de los desperdicios y despilfarros en los sistemas
y procesos de una organización.
Kaizen genera el pensamiento orientado al proceso, ya que los procesos deben ser
mejorados antes de que se obtengan mejores resultados. La estrategia de Kaizen es un reto
continuo a los estándares existentes. Para el Kaizen sólo existen los estándares para ser
superados por estándares mejores.
En este contexto, la palabra costo no implica recorte de costos, sino gerencia de costos. La
gerencia de costos supervisa los procesos de desarrollo, producción y venta de productos o
servicios de buena calidad, al tiempo que trata de reducir los costos o mantenerlos a niveles
objetivos. La reducción de costos en el gemba (lugar de trabajo) debe ocurrir como
resultado de diversas actividades que lleva a cabo la gerencia. Infortunadamente, muchos
gerentes tratan de reducir los costos sólo mediante el recorte de gastos; entre las acciones
típicas se incluyen el despido de empleados, la reestructuración y disminución de
proveedores. Invariablemente, este tipo de reducción de costos interrumpe el proceso de
calidad y da como resultado el deterioro de ésta. Pero los clientes de hoy son cada vez más
exigentes; quieren una mejor calidad a un menor precio, junto con una entrega puntual.
Cuando una empresa responde a una exigencia de precios más bajos simplemente
reduciendo los costos, pronto se descubre que la calidad y la entrega puntual desaparecen. 
La gerencia de costos abarca un amplio espectro de actividades, entre las cuales se tienen:
1.
La planeación de costos para maximizar el margen entre costos e ingresos.
2.
La reducción de costos generales en el gemba.
3.
La planeación de la inversión por parte de la alta gerencia.
Las oportunidades para la reducción de costos, donde sea posible, pueden expresarse en
términos de muda (desperdicio en japonés). La mejor manera para reducir costos en el
gemba es eliminar el uso excesivo de recursos. Para reducir costos, las siete actividades
siguientes deben llevarse a cabo en forma simultánea y sistemática, siendo el mejoramiento
de la calidad la más importante. Las otras seis actividades importantes de reducción de
costos pueden considerarse como parte de la calidad del proceso, en un sentido más amplio:
1.
Mejorar la calidad
2.
Mejorar la productividad
3.
Reducir el inventario
4.
Acortar la línea de producción
5.
Reducir el tiempo ocioso de la maquinaria
6.
Reducir el espacio
7.
Reducir el tiempo total del ciclo.
Estos esfuerzos para eliminar el muda reducirán el costo general de las operaciones. Es de
fundamental importancia a tales efectos la implantación de los Sistemas:  Just in Time,
Mantenimiento Productivo Total, de Sugerencias, Gestión de Calidad Total, labores de
grupos o equipos (tales como los Círculos de Control de Calidad) y el despliegue de
políticas.
2. Sistemas de Costos Kaizen
El sistema de costes Kaizen es la “mejora continua aplicada a la reducción de costes en la
fase de fabricación de un producto o servicio”. El sistema de costes Kaizen reduce el coste
de producción de los productos, encontrando formas de incrementar la eficiencia del
proceso de producción utilizado en su transformación. Este sistema de costes pretende
determinar dónde los directivos detectan mayor posibilidad de reducción de costes.
Para que el sistema de costes Kaizen sea eficaz, se proporciona a los equipos de trabajo una
información detallada de los costes de forma continua. 
Entre las características que le son propias, podemos reflejar las siguientes:
La idea es informar y motivar la reducción de costes de los procesos, no obtener
unos costes de los productos más fidedignos.
La reducción de costes es una responsabilidad de equipo, no individual.
Es frecuente, incluso lote a lote, que los costes reales de producción sean
calculados, comentados y analizados por los empleados de primera línea. En
muchos casos, el propio equipo, no el personal de contabilidad, recoge y prepara la
información de costes.
La información de costes utilizada por los equipos es exclusiva para su entorno de
producción, a fin de que los esfuerzos de aprendizaje y mejora se centren en la áreas
con mayores oportunidades de reducción de costes.
Los costos estándar son ajustados continuamente para reflejar, tanto las reducciones
producidas en costes reales como las mejoras previstas en los costes futuros. Esto
asegura que se mantendrán las innovaciones con éxito demostrado en la mejora de
procesos y se establecerá un nuevo nivel si hay mejoras futuras.
Los equipos de trabajo son responsables de la generación de ideas para alcanzar los
objetivos de reducción de costes; tienen autoridad para hacer inversiones a pequeña
escala si puede demostrarse que producirán reducciones de costes.
El objetivo primordial del sistema de costes Kaizen no es la estabilización de un proceso de
producción en torno a unos estándares determinados previamente. El objetivo es mejorar,
constantemente en líneas de producto ya existentes hace tiempo, altamente sensibles a los
precios y no dispuestas a aceptar innovaciones en el producto.
3. Reduciendo el número de fallos o errores
El mejoramiento de la calidad da inicio en realidad a la reducción de costos. En este caso,
calidad se refiere a la calidad del proceso del trabajo de gerentes y empleados. Mejorar la
calidad del proceso de trabajo genera como resultado una menor cantidad de errores, de
productos defectuosos y de repetición del trabajo, acorta el tiempo total del ciclo y reduce
el uso de recursos, disminuyendo, por tanto, el costo general de las operaciones.
Mejoramiento de la calidad es también sinónimo de mejores rendimientos.
El proceso de calidad incluye la calidad del trabajo en el desarrollo, fabricación y venta de
productos o servicios. En gemba, el término se refiere específicamente a la manera en que
se producen y entregan los productos o servicios.
4. Incrementando la productividad
La productividad mejora cuando una menor cantidad de insumos genera la misma
producción, o cuando la producción se incrementa con la misma cantidad de insumos.
Insumos, en este caso, se refiere a elementos tales como recursos humanos, equipos,
servicios públicos y materiales. Producción implica elementos como productos, servicios,
rendimiento y valor agregado. Reduciendo el número de personal en la línea de producción
no sólo se reduce el coste, sino que además se incrementa la calidad, ya que menos manos
presentan una menor oportunidad de cometer errores.
5. Reducción de inventarios
El inventario ocupa espacio, prolonga el tiempo de espera de la producción, genera
necesidades de transporte y almacenamiento y absorbe los activos financieros. Los
productos y el trabajo en proceso que ocupan espacio en el área de fábrica o en la bodega
no generan ningún valor agregado. Por el contrario, se deterioran en cuanto a calidad e
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