decisiva la lucha en la eliminación de desperdicios y despilfarros (mudas), para lo cual se
hace uso de diversos sistemas entre los cuales deben destacarse el TQM, el TPM, el JIT, la
actividad de grupos pequeños, el sistema de sugerencias y el despliegue de políticas. En
Anexo a la presente se desarrollan estos importantes puntos y aspectos a considerar.
Si una empresa occidental pretende ser competitiva necesita imperiosamente hacer uso de
las herramientas aquí descriptas, logrando el manejo más profundo y sistemático de las
mismas dentro de un marco de filosofía de mejora continua para lo cual se requiere trabajo
en equipo, liderazgo y una férrea disciplina. Exigirse sólo por un momento para luego
abandonar el proceso de incesante mejora le hará a la empresa perder capacidad
competitiva y por lo tanto participación en el mercado.
21. Anexo - Programa de actividades para la eliminación de las mudas o desperdicios
1º)
Lo primero y fundamental es que la Alta Dirección tome conciencia de los diversos
tipos de despilfarros y desperdicios a los cuales está o puede estar sujeta la empresa, a los
efectos de tomar decisiones estratégicas para su eliminación.
2º)
Proceder a elaborar planes estratégicos, tácticos y operativos, destinados a la
eliminación de los despilfarros y desperdicios. Implantar dichos planes y objetivos dentro
del Cuadro de Mando Integral.
3º)
Debe capacitarse a los niveles medios, de supervisión y empleados de primera línea
en los siguientes aspectos:
a)
Concientización acerca de los diversos tipos de desperdicios y sus efectos
nocivos para la organización.
b)
Capacitación en tareas de detección, medición, resolución de problemas,
prevención y eliminación de los diversos tipos de mudas.
c)
Capacitar al personal en materia de: trabajo de equipo, herramientas de
gestión, SPC (Control Estadístico de Procesos), Calidad, Productividad y
Mejora Continua.
d)
Capacitar y entrenar en la detección y eliminación de actividades sin valor
agregado. Y por otra parte mejorar la eficiencia o productividad de los procesos
y actividades con valor agregado para el cliente o con valor agregado para la
empresa (actividades de apoyo).
4º)
Instaurar o mejorar los sistemas de información a los efectos de contar con sistemas
que permitan conocer en tiempo, con exactitud y a un bajo costo los desvíos, niveles de
desperdicios y los diversos ratios vinculados a la calidad, productividad y satisfacción de
los clientes y consumidores.
5º)
Instaurar los sistemas de medición de costos de calidad y de Control Estadístico de
Procesos.
6º)
Conformación de Equipos para la Detección, Prevención y Eliminación de
Desperdicios (EDPED).
7º)
Aplicar para los procesos críticos o estratégicos labores de benchmarking
destinados a llevar sus niveles de productividad y calidad a la altura de los mejores
competidores u organizaciones.
8º)
Puesta en práctica de los planes previstos, la evaluación de los resultados
respectivos, y las medidas correctivas (PREA – Planificar / Realizar / Evaluar / Actuar)
9º)
Reinicio del proceso partiendo de la planificación a los efectos de desarrollar un
proceso de mejora continua (Kaizen).
Concientización de la Alta Dirección
Hacer conocer a la Alta Dirección las pérdidas a las cuales se encuentra expuesta la
organización, y la decisión y apoyo indelegable que la misma debe adoptar a los efectos de
iniciar un proceso rápido y eficaz destinado a reducir los costos, mejorar los niveles de
productividad y disminuir los fallos o errores en productos y servicios, resulta el primer
gran paso a dar. Sin embargo si bien el proceso debe iniciarse rápidamente, y los primeros
resultados podrán observarse a la brevedad, es menester subrayar la necesidad de
mantenerse siempre en guardia ante la reaparición o la generación de nuevos despilfarros.
La Alta Dirección debe tener y a la vez potenciar la disciplina e ética de trabajo necesarios
para una lucha continua y sin cuartel contra los desperdicios y despilfarros.
El ejemplo que los directivos den al resto de la organización resulta fundamental a la hora
de que la predica genere resultados y acciones positivas por parte del personal de la
empresa. El personal tiende a seguir las acciones más que las predicas o palabras de los
directivos, así pues que la conducta que ellos tengan resulta fundamental. De nada sirve
exigir mejorar día a día los rendimientos y eficiencia, si por otro lado los directivos
despilfarran alegremente los ahorros e incrementos de eficiencia.
La Alta Dirección debe tener perfectamente en cuenta que ellos son responsables de
acuerdo a los estudios realizados tanto por Juran, como por Deming del 85% de las
ineficiencias de los sistemas. Por lo tanto deberán concentrar su energía y capacidad de
decisión en mejorar los sistemas organizacionales a los efectos de mejorar los niveles de
rendimiento.
Es menester transformar la mentalidad gerencial en lo atinente a concentrar la atención y el
esfuerzo en:
1.
Primero la calidad; no las utilidades a corto plazo.
2.
Orientación hacia el consumidor; no hacia el productor. Pensar desde el punto
de vista de los demás.
3.
El proceso siguiente es su cliente: hay que derribar las barreras del
seccionalismo.
4.
Utilizar datos y números en las presentaciones; utilización de métodos
estadísticos.
5.
Respeto a la humanidad como filosofía administrativa: administración
totalmente participante.
6.
Administración interfuncional.
Si una empresa sigue el principio de buscar “primero la calidad”, sus utilidades aumentarán
a la larga, mientras que si persigue la meta de lograr utilidades a corto plazo, perderá
competitividad en el mercado internacional y a la larga sus ganancias disminuirán.
Planificación y Presupuestación
Resulta fundamental que los directivos de la empresa fijen tanto los valores, misiones,
visiones y objetivos a largo, mediano y corto plazo. De tal forma se podrán fijar las metas a
realizar dentro de determinados períodos de tiempo a los efectos de hacer factible objetivos
superiores. Los valores, misiones y visión de la organización resulta de importancia
fundamental a la hora de juzgar las diversas estrategias a implementar en función de su
compatibilidad o no con los objetivos superiores de la empresa.
Estos objetivos deben ser encauzados dentro de un Cuadro de Mando Integral que permita
monitorear de manera constante los indicadores de desperdicios y detectar rápidamente los
desvíos. Al mismo tiempo se han de determinar las diversas estrategias que conduzcan a la
empresa al logro de las metas y objetivos fijados.
A
B
A Objetivos por Plazos o Períodos de Tiempo: Corto – Mediano y Largo Plazo.
B Objetivos por niveles y sectores: Alta Gerencia, Gerencia Media, Supervisión. Co_
rrespondientes a Operaciones, Comercialización, Finanzas, Personal, I & D, Logística,
entre otras. Cada área o sector de la organización tendrá así objetivos y compromisos
a alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.
A través de la Presupuestación se asignarán los fondos para los diferentes niveles de producción, y
por otro lado se destinarán los fondos a los efectos de encarar los procesos de Detección –
Prevención y Eliminación de Desperdicios.
Capacitación para los diversos niveles de la organización
Es fundamental que los empleados y obreros de la compañía sepan que la salvaguarda de sus
puestos de trabajo dependen de la eliminación sistemática de los distintos tipos de desperdicios, y
aún más, de su prevención, a los efectos de incrementar los niveles de productividad haciendo a la
empresa más competitiva y rentable.
La capacitación en tareas de detección, medición, resolución de problemas, prevención y
eliminación de los diversos tipos de mudas debe llevarse a cabo por personal externo a la
organización, los cuales deben poseer suficiente experiencia en materia de la lucha contra el
despilfarro. De tal manera dicha capacitación dejará de ser mera teoría para ser un eslabón
más en el proceso de mejora continua. A medida que se efectúa la labor de capacitación y
entrenamiento es fundamental que los conocimientos sean puestos a prueba y en acción en
Objetivos a
Corto Plazo
Objetivos a
Mediano Pzo.
Objetivos
los procesos diarios de trabajo, de tal manera el consultor externo (capacitador) podrá ir
apoyando convenientemente la labor de aprendizaje organizacional.
Capacitar al personal en materia de: trabajo de equipo, herramientas de gestión, SPC
(Control Estadístico de Procesos), Calidad, Productividad y Mejora Continua. No son
muchos los que saben trabajar en equipo, y menos aún participar en actividades tales como
tormentas de ideas, y grupos de creatividad; por lo tanto capacitar y motivar a los miembros
de la organización de los diferentes niveles a trabajar en equipo y utilizar las herramientas e
instrumentos tanto de comunicación, como de resolución de problemas y toma de
decisiones resulta fundamental. No menor importancia tiene el perfecto manejo de las
herramientas de gestión (las Siete Herramientas Estadísticas Clásicas y las Nuevas Siete).
Entre las herramientas clásicas se encuentra el Control Estadístico de Proceso (SPC) que
por su importancia merece un párrafo aparte. Esta importante herramienta de control y
gestión de procesos es poco conocida y utilizada en los países latinoamericanos, y de
utilizarse, la misma se limita sólo al ámbito de la calidad y es utilizada por ingenieros. Pues
bien la utilización de esta herramienta es fundamental en una economía y empresas
modernas, y máxime aún dentro del actual marco globalizador. El SPC puede utilizarse
tanto para cuestiones de calidad, como de costos, productividad, finanzas y satisfacción de
clientes entre otras, tanto en materia de producción de bienes tangibles, como de intangibles
o servicios, en la administración o en marketing y ventas. El conocimiento del SPC es
fundamental tanto por parte de la alta gerencia, como por los empleados operativos a los
efectos de mejorar la toma de decisiones y desarrollar un proceso eficaz de mejora
continua.
Instaurar o mejorar los sistemas de información
Sólo contando con un sistema altamente eficiente y eficaz en materia de información,
podrán monitorearse y adoptarse las medidas conducentes a corregir los desvíos propios de
los procesos y actividades de la empresa. El sistema de información debe prever en su
diseño la capacidad de informar por excepción, de tal forma se estará eliminando un
importante desperdicio tanto a nivel de información (como lo es la generación de
información en exceso o no utilizada por los usuarios), como a nivel de directores, gerentes
y supervisores (evitando que estos pierdan tiempo en la búsqueda de información o datos de
su interés o importancia para su gestión).
El personal de primera línea debe también contar con información en tiempo y forma, a los
efectos de saber que tan bien se está desarrollando el proceso, y que tan productiva resulta
su labor.
Instaurar los sistemas de medición de costos de calidad y de Control Estadístico de
Procesos
Para poder dirigir es menester controlar, y para controlar es fundamental medir. Por tal
motivo, sin medición no es posible dirigir. Todos los desperdicios son factibles de
medición, sea por medio de encuestas, medición de resultados, observación de las calidades
y niveles de productividad entre otras. De tal forma si la pérdida de personal es un
desperdicio estratégico, sus niveles de rotación constituyen un importante indicador de este
desperdicio (muda). Si lo que queremos eliminar son los tiempos de espera motivados por
los tiempos de preparación de las máquinas es menester cronometrar estos tiempos a los
efectos de su estadística, posterior análisis y la aplicación de las medidas correctivas que
permitan su reducción.
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