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Stocks, Inventarios y Aprovisionamiento



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COSTOS DE INVENTARIOS, PLANIFICACION DE STOCKS Y APROVISIONAMIENTO
Texto enviado por:
Marco Antonio Dell'Agnolo
demarco@sinectis.com.ar
1.
IDEA GLOBAL Y PRESENTACION
El objetivo de este trabajo fue proporcionar una idea precisa de los distintos tipos de planificación del
reaprovisionamiento, para lo cual tuve que primeramente abordar temas relacionados como por ejemplo Costos
de Inventarios y todos los sub temas que este genera.
Cada uno de estos temas fue descrito y ejemplificado para su mejor comprensión, esperando haber
hecho un trabajo ameno, entendible y sobre todo útil.
2.
COSTOS DE INVENTARIOS
La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos 
Costos asociados a los flujos
Costos asociados a los stocks
Costos asociados a los procesos
Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de Costos por naturaleza,
según se clasifican en los dos siguientes grandes grupos.
Costos de Operación.
Costos Asociados a la Inversión
Los primeros, son los necesarios para la operación normal en la consecución del Fin. Mientras que los
asociados a la Inversión son aquellos financieros relacionados con depreciaciones y amortizaciones.
Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los Costos de los flujos de aprovisionamiento
(transportes), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor (en el caso de contratos tipo CFR, CIF,
CPT o CIP, entre otros) y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de la mercancía adquirida. Será
necesario tener en cuenta tanto los Costos de operación como los asociados a la inversión. 
Costos asociados a los stocks, en este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con Inventarios.
Estos serian entre otros Costos de almacenamiento, deterioros, perdidas y degradación de mercancías
almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una componente
fundamental los Costos financieros de las existencias, todo esto ya serán explicados mas adelante. 
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habrá que tener en cuenta  todos 
los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de
decisiones, (por ejemplo, para decidir tamaño optimo del pedido) solamente habrá que tener en cuenta los
costos evitables ¹ (que podrán variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por propia
definición permanecerán a fuera sea cual fuera la decisión tomada.
 
Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse
a los Costos de las existencias ellos son: Costos de compras, de lanzamiento de pedidos y de gestión de la
actividad. Un caso paradigmatico es el siguiente. En general, los Costos de transporte se incorporan al precio
de compras (¿por qué no incorporar también los Costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?),
como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de transportes por cuenta del proveedor
incluidos de manera más o menos tácita o explícita en el precio de adquisición. Pero incluso cuando el
transporte está gestionado directamente por el comprador se mantiene esta práctica, aunque muchas veces el
precio del transporte no es directamente proporciona al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende
del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte también
en parte del costo de lanzamiento del pedido.
                                                
1
Costos Evitables: son aquellos que se comportan como variables, es decir que podrían ser evitados si no se realiza
actividad alguna, o se elimina la línea de producción. Por el contrario, los No Evitables se comportan como Fijos.
La clasificación puramente logística de Costos que se ha citado hasta ahora no es la más
frecuentemente utilizada en "la profesión". Ya hemos citado en el párrafo anterior conceptos como "costo de
lanzamiento del pedido" o "costo de adquisición", que no aparecían entre los conceptos inicialmente expuestos.
Pues bien, la clasificación habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente: 
Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stocks 
Costos de lanzamiento del pedido 
Costos de adquisición 
Costos de ruptura de stocks 
2.1 COSTOS DE ALMACENAMIENTO.
Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos
directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como:
Costos Financieros de las existencias
Gastos del Almacén
Seguros
Deterioros, perdidas y degradación de mercancía.
Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de que la mercadería
este almacenada en régimen de deposito por parte del proveedor o de que sean propiedad del fabricante.
Para dejar constancia de esta complejidad, se incluye seguidamente una relación pormenorizado de los
Costos de almacenamiento, mantenimiento o posesión de los stocks en el caso más general posible. No
obstante, más adelante se expondrá un método simplificado para calcular estos costos (la tasa anual "ad
valorem") que se utiliza con mucha frecuencia. 
La clasificación de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por actividad
(almacenaje y manutención), por imputabilidad (fijos y variables) y por origen directos e indirectos.
COSTOS DIRECTOS DE ALMACENAJE
COSTOS FIJOS
Personal
Vigilancia y Seguridad
Cargas Fiscales
Mantenimiento del Almacén
Reparaciones del Almacén
Alquileres
Amortización del Almacén
Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje
Gastos financieros de inmovilización
COSTOS VARIABLES
Energía
Agua
Mantenimiento de Estanterías
Materiales de reposición
Reparaciones ( relacionadas con almacenaje )
Deterioros, perdidas y degradación de mercancías.
Gastos Financieros de Stock.
COSTOS DIRECTOS DE MANTENCION
COSTOS FIJOS
Personal
Seguros
Amortización de equipos de manutención
Amortización de equipos informáticos
Gastos financieros del inmovilizado
COSTOS VARIABLES
Energía
Mantenimiento de equipo de manutención
Mantenimiento de equipo informático
Reparaciones de equipos de manutención
Comunicaciones.
COSTOS INDIRECTOS DE ALMACENAJE
De administración y estructura
De formación y entrenamiento del personal
Existe un método aproximado de valuar los costos de almacenamiento, conocido como la tasa Anual Ad
valorem.
CALCULO DE LA TASA ANUAL “AD-VALOREM “
Este método aproximado, que se utiliza bastante para la planificación de Sistemas Logísticos, consiste
en admitir que los costos de almacenamiento se pueden aproximar por una tasa anual aplicada al valor de las
mercancías almacenadas.
Esta hipótesis que es evidente en el caso de los costos financieros de los Stocks se generaliza en este
método a los demás costos que intervienen en el almacenamiento (Inversiones, personal, energía, deterioros,
perdidas..) Asumiéndose que cuanto más cara es una mercancía mas caro es el costo de almacenamiento. 
Supongamos por ejemplo, el caso de una empresa comercializadora de cementos especiales, ubicado
en un determinado puerto marítimo, para atender a uno de sus clientes, recibe un buque de 5.000 Tm. Con un
cargamento de cemento blanco especial de la misma cantidad, cuyo precio es de $80 la Ton. , se traslada a un
almacén adecuadamente acondicionado donde queda almacenado.
El destino de esta carga es una fabrica que trabaja Just in time², y que solo admite 200 Tons diarias. El
cargamento de 5.000 Tns. Tardara 25 días en ser retirado, existiendo a lo largo de dichos 25 días un Stock
medio de 2.500 Tns. ( 5.000 el primer día y 0 el ultimo).
Hemos invertido $ 400.000 ( 5.000 x $80 ), que no recuperaremos hasta el día 25. Si somos capaces de
obtener un rendimiento por nuestro dinero alternativo del 8% anual, el costo financiero de los Stock  que
tenemos por inmovilización es del 8%, esto aplicado al Stock medio nos da  ( 2.500 x$80 ) durante el tiempo
que lo tenemos inmovilizado ( 25 días ).
1 / A
B
C
D
E
F
2
8% Rendimiento Anual
16000 ( B3 x B5 ) x B2
3
2500 Promedio de Inmovilizacion
     1.095,89 pta  (E3 x B4 ) / 365
4
25 Tiempo inmovilizado promoedio
5
80 Precio unitario
Pues bien el método de la tasa ad-valorem se extienden  a los demás costos que se componen el
almacenamiento de mercaderías, admitiendo que además del 8% anual que corresponde al costo de Stock, hay
otros puntos porcentuales que corresponden a la integración de los demás costos que también intervienen en el
almacenamiento, haciendo así tasas superiores a la de almacenamiento de Stock, por ejemplo en España se
cobraba el 25 % cuando la tasa de mercado era del 15 %.
También es muy importante destacar que estos costos que mencionamos “extras” en el
almacenamiento, siempre están en relación directa con el tipo de mercadería que se trate, así bien no será lo
mismo almacenar arena, o leña contra dinero o caviar.
                                                
2
JUST IN TIME:  será ampliado mas adelante.
Una estructura razonable para la composición de la tasa es la siguiente:
Costo financiero de los Stocks 
8%
al
20%
Almacenamiento Físico 
5%
al
15%
Deterioro o Robo
2%
al
5%
Para el Ejemplo del almacenamiento de cemento blanco, que requiere un esmerado Almacenaje pero
poca manutención, cabe valorarlo con una tasa que contemple solo el costo financiero de Almacenamiento sin
“Extras”, en este caso 18 %.
0.18 * (2500* 80) * ( 25/365 ) = 2.466
La repercusión, de los costos de almacenamiento, es 0.49 la tonelada, que se suman a los costos del
transporte primario hasta el puerto de descarga, y los costos de la distribución capilar hasta el cliente.
2.2 COSTOS DE LANZAMIENTO DEL PEDIDO
Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre cuando se lanza
una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rúbrica deben ser independientes de la cantidad
que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes serían los
siguientes: 
Costos implícitos del pedido: Costo de preparación de las máquinas cuando el pedido lo lanza
producción, Costo de conseguir "LUGAR" en el almacén de recepción (movilización de mercancías o transporte
a otras localizaciones, por ejemplo), costos de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la  factura de un
"courier" en el caso de una reposición urgente, por ejemplo), costos de supervisión y seguimiento de la
necesidad de lanzar un pedido, etc. 
Costos Administrativos vinculados al circuito del pedido.
Costos de recepción e inspección.³
2.3 COSTOS DE ADQUISICION
Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del producto cuando se
trata de material en curso o productos terminados.
En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisición incorporará los conceptos
no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por ejemplo, el transporte, si es por cuenta del
proveedor, pero no el IVA). Se debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen,
por lo que unas veces el costo de adquisición de un pedido tendrá una componente de costo evitable y otras
veces será en su totalidad un costo no evitable.
En el segundo caso ( material en curso o productos terminados ), la determinación del costo de
adquisición es más compleja, dependiendo de las practicas contables de la empresa. En principio debe
incorporar los siguientes conceptos:
Costos de Materiales incorporados que, según las practicas contables de la empresa pueden ser
valorados de acuerdo a los siguientes criterios.
Método FIFO ( first in, first out ). – ( Primero en entrar, primero en salir ) PEPS
Método LIFO (last in, first out ). – ( Ultimo en entrar, primero en salir )UEPS equivale en cierto
modo a un precio de reposición.
Método MIFO (midle in, first out) es un promedio ponderado
Precios estandarte de la empresa
Precios estimados de reposición
                                                
3
Los Costos de pedido bajaron notablemente desde la creación de la formula del tamaño optimo de pedido por Wilson,
hasta el día de hoy en que el eprocuremen, a través de Internet, puede simplificar notablemente las operaciones en el
circuito de pedidos.
Costos directos de producción ( MOD, depreciaciones etc. )
Costos Indirectos.
2.4 COSTOS DE RUPTURA DE STOCK 
Los Costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta de existencias,
estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso, sino que irán a parar directamente al estado de
resultados.
Los criterios para valorar estos costos de ruptura son:
Disminución del ingreso por Ventas: La no integridad contable por falta de referencias en un pedido
realizado, supone una reducción de los ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la
fecha de facturación, como por la perdida absoluta de la perdida.
Incremento de los gastos del Servicio: Aquí se incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos de
abastecimiento, parates en el proceso de producción, los falsos fletes etc.
La valoración de estos costos de ruptura es difícil y poco frecuente, solo es posible si la empresa esta
provista de un eficiente sistema de gestión de la calidad, en general el gestor de inventarios deberá
conformarse con estimaciones subjetivas o costos Estándar. En literatura especializada estos son considerados
entre el 1% y el 4% de los ingresos por ventas, pero esto es también tentativo.
3.
PLANIFICACION DEL REAPROVISIONAMIENTO
 
Definidos los objetivos de la Gestión de Inventarios y descriptas las técnicas de previsión de la
demanda y determinados los costos de los stocks, se está en condiciones de exponer los modelos de Gestión
de Inventarios utilizados en la planificación.
3.1 MODELO DE GESTION:  “JUST IN TIME”
En el punto XX mencionamos en el ejemplo para el calculo de la tasa Ad Valorem el metodo “Justo a
Tiempo”, seguidamente y como una forma de complementar los tipos de reaprovisionamiento, describiremos de
que se trata este metodo.
Justo a Tiempo ó Just in Time fue desarrollado por Toyota inicialmente para después trasladarse a
muchas otras empresas de Japón y del mundo, ha sido el mayor factor de contribución al impresionante
desarrollo de las empresas japonesas. Esto ha propiciado que las empresas de otras latitudes se interesen por
conocer como es esta técnica. 
El Justo a Tiempo mas que un sistema de producción es un sistema de inventarios, donde su meta es la de
eliminar todo desperdicio. El desperdicio se define por lo general, como todo lo que no sea el mínimo absoluto
de recursos de materiales, maquinas y mano de obra requeridos para añadir un valor al producto en proceso.
Los beneficios del JIT son que en la mayoría de los casos, el sistema justo a tiempo da como resultado
importantes reducciones en todas las formas de inventario. Dichas formas abarcan los inventarios de piezas
compradas, sub-ensambles, trabajos en proceso (WIP, por sus siglas en ingles) y los bienes terminados. Tales
reducciones de inventario se logran por medio de métodos mejorados no solo de compras, sino también de
programación de la producción.
El Justo a tiempo necesita que se hagan modificaciones importantes a los métodos tradicionales con los
que se consiguen las piezas. Se eligen los proveedores preferentes para cada una de las piezas por conseguir.
Se estructuran arreglos contractuales especiales para los pedidos pequeños. Estos pedidos se entregan en los
momentos exactos en que los necesita el programa de producción del usuario y en las pequeñas cantidades
que basten para periodos muy cortos.
Las entregas diarias o semanales de las piezas compradas no son algo inusuales en los sistemas Justo
a tiempo. Los proveedores acuerdan, por contrato, entregar las piezas que se ajustan a los niveles de calidad
preestablecidos, con lo que se elimina la necesidad de que el comprador inspeccione las piezas que ingresan.
El tiempo de llegada de tales entregas es de extrema importancia. Si llegan demasiado pronto, el comprador
debe llevar un inventario por separado, pero si llegan demasiado tarde, las existencias pueden agotarse y
detener la producción programada.
A menudo quienes compran esas piezas pagan mayores costos unitarios para que se les entreguen de
esta forma. Mientras que los costos de oportunidad de estructurar el contrato de compra pueden ser
importantes, el costo subsecuente de conseguir lotes de piezas individuales, diaria o semanalmente, puede
reducirse a niveles cercanos a cero. Al no tener que inspeccionar las piezas de ingreso, el comprador puede
lograr una mayor calidad en el producto y menores costos de inspección.
La producción de las piezas por fabricar se programa de tal forma que se minimice el inventario de
trabajo en proceso (WIP), así como las reservas de bienes terminados. Las normas del justo a tiempo fuerzan al
fabricante a solucionar los cuellos de botella de la producción y los problemas de diseño que antes se cubrían
manteniendo existencias de reserva.
Debido a que la incertidumbre ha sido eliminada, el control de calidad es esencial para el éxito de la
instrumentación del "Justo a Tiempo". Además, ya que el sistema no funcionará si ocurren fallas frecuentes y
largas, crea la ineludible necesidad de maximizar el tiempo efectivo y minimizar los defectos. A su vez, se
requiere de un programa vigoroso de mantenimiento. La mayoría de las plantas japonesas operan con sólo dos
turnos, lo que permite un mantenimiento completo durante el tiempo no productivo y tiene como resultado una
tasa mucho más baja de fallas y deterioro de maquinaria que en Estados Unidos. 
La presión para eliminar los defectos se hace sentir, no en la programación del mantenimiento, sino en las
relaciones de los fabricantes con los proveedores y en el trabajo cotidiano en línea. La producción de justo a
tiempo no permite una inspección minuciosa de las partes que arriban. Por ello, los proveedores deben
mantener niveles de calidad altos y consistentes, y los trabajadores deben tener la autoridad para detener las
operaciones si identifican defectos u otros problemas de producción. 
3.2 MODELOS DE GESTION DE INVENTARIOS
Los modelos en que basar la planificación de aprovisionamiento se agrupan en dos categorías
principales, según la demanda sean dependientes o independientes.
Modelos para Reaprovisionamiento no programado, en los que la demanda es de tipo independiente,
generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logística (clientes
o consumidores), el modelo más común es el Lote Económico de Compras.
Modelos para Reaprovisionamiento programado, en los que la demanda es de tipo dependiente,
generada por un programa de producción o ventas. Responden a peticiones de Reaprovisionamiento
establecidas por MRP
4
o DRP basadas en técnicas de optimización o simulación.
A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos categorías:
Modelos de Reaprovisionamiento continuo, en los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios
decrecen hasta una cierta magnitud o “punto de pedido”. La cantidad a pedir es el “lote  económico de
compra”.
Modelos de Reaprovisionamiento periódico, en los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo
previamente establecido. La cantidad a pedir será la que restablece un cierto nivel máximo de existencias
nivel objetivo.
Estos últimos modelos podrían, a su vez, subdividirse en función de demanda es determinista o
probabilista, constante o variable que no aportan diferencias metodológicas relevantes. Se utilizaron por
muchos años los modelos clásicos de Reaprovisionamiento no programados, lo que producía resultados
anómalos y extendía en las empresas ciertas dudas sobre la bondad de los modelos analíticos como sustitutos
del buen hacer, intuitivo de los gestores de inventarios. Hasta que en 1965 se definió los conceptos de
demanda dependiente y demanda independiente era claro que los modelos clásicos eran los únicos aplicables a
casos de demanda no programada o independiente.
3.3 NIVEL DE SERVICIO Y STOCK DE SEGURIDAD
                                                
4
MRP= Manufacture repeir planyng
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